Portal do Funcionário, do Dirigente e do Serviço

Abordagem colaborativa dos serviços da Administração Pública:

A integração dos processos é fundamental para o planeamento e concretização dos objectivos dos recursos humanos.
As ferramentas Web fomentam a interligação das pessoas com a estratégia da organização, permitindo o acesso a notícias, directrizes e informação pessoal necessária à gestão de recursos humanos.

Ao mesmo tempo, promove uma comunicação interna mais eficaz e eficiente entre os funcionários, os dirigentes e os serviços.

Utilizar a Internet para optimizar a gestão do capital humano das organizações:

Com esta solução, a eficácia da comunicação interpessoal, a articulação de tarefas e a organização dos processos deixam de consumir a maior parte do tempo dos gestores de recursos humanos.
O Portal do Funcionário, do Dirigente e do Serviço possibilita uma maior partilha de conhecimento, criando-se um ponto de encontro entre os colaboradores, administração e os restantes serviços.

Através da Internet ou de uma Intranet, mediante autenticação, os utilizadores têm acesso às diversas funcionalidades destes Portais:

• Acesso directo a informação útil sobre os funcionários (perfil biográfico, assiduidade, férias, horário de trabalho, carreiras, avaliação de desempenho, etc);
• Inclusão de processos de gestão do conhecimento;
• Suporte à aprendizagem;
• Apoio aos processos de negócio;
• Configuração adequada ao acesso e visualização através de PDA's;
• Disponibilização de ferramentas de gestão.

Definição de perfis de utilizador: Podemos distinguir vários perfis, com níveis de acesso e funcionalidades diferentes, de acordo com o facto de se tratar de: Funcionário, Dirigente ou Serviço de Pessoal.

1. Perfil do Funcionário: Acesso aos dados pessoais e informações definidas pela organização. Possibilidade de alteração dos dados pessoais,  mediante autorização prévia (a correcção propriamente dita continua a ser da competência exclusiva dos Serviços de Pessoal). 

2. Perfil do Dirigente: Acrescenta às funções do funcionário um conjunto de ferramentas de auxílio à gestão e à avaliação dos colaboradores: competências; percurso profissional; assiduidade; situação funcional; formação; e avaliação de desempenho.

3. Perfil do Serviço de Pessoal: Acesso a funcionalidades específicas do Serviço de Gestão de Recursos Humanos.

Acessibilidade: Os funcionários acedem directamente ao seu processo individual em qualquer momento e a partir de qualquer ponto com ligação à Internet/ Intranet; configuração adequada ao acesso e visualização através de PDA's;

Segurança: O acesso à informação está condicionado pelas especificações do administrador do portal e é feito mediante a inserção de um login e de uma password;

Personalização:  Estes portais são objecto de desenvolvimento específico para cada Cliente, com a inclusão de funcionalidades adequadas à natureza de cada organização;

Incentivo à gestão participativa: Com a atribuição de uma maior autonomia aos colaboradores e com a partilha de conhecimentos, há um maior envolvimento dos funcionários com a organização;

Integração e simplificação dos processos: Disponibilização da informação de uma forma organizada, com a transferência de uma grande variedade de funções de recursos humanos para a rede;

Redução das tarefas administrativas e rotineiras: Automatização das operações repetitivas baseadas em papel, que passam a ser distribuídas de forma a não sobrecarregar os serviços;

Optimização da comunicação interna: Com a partilha da informação, o funcionário tem acesso aos dados que lhe interessam sobre carreiras, objectivos, benefícios, ferramentas de trabalho, férias, avaliação de desempenho, entre outras.