Gestão da Formação Interna

As imposições legais decorrentes do novo Código do Trabalho e a necessidade das organizações dotarem os seus profissionais de competências específicas e diferenciadoras, levantam preocupações redobradas com os colaboradores, ao nível da gestão das suas acções de formação.

Desafios colocados aos profissionais de recursos humanos:

• Diagnosticar necessidades de formação correctamente;

• Construir um plano de formação realista e adequado e controlá-lo ao longo do ano;

• Calendarizar as acções de formação e organizar os cursos a desenvolver, os formandos inscritos, os materiais necessários e as salas a reservar;

• Acompanhar as tarefas relacionadas desde o orçamento, inscrições, sessões, avaliação e documentação;

• Avaliar a eficácia e a eficiência das acções de formação.

Solução Quidgest:                                       

O sistema de Gestão da Formação Interna efectua uma gestão completa de toda a actividade de formação:

• Plano de formação anual;

• Capital humano;

• Cursos e conteúdos programáticos;

• Inscrições;

• Documentação;

• Calendarizações;

• Logística;

• Exames e certificados.

A solução Gestão da Formação Interna permite:

• Gerir todos os dados dos formandos: o histórico de formação, certificações, inscrições e exames;

•  Gerir o plano de formação, global, por unidade funcional e por funcionário;

• Gerir o orçamento da formação, por acção, por curso e com diferentes tipologias de custos;

• Disponibilizar informação nos respectivos Portais (e.g. para preenchimento de questionários);

• Avaliar os formadores: integração com avaliações feitas pelos formandos e geração de indicadores de apoio à gestão;

• Gerir todas as acções de formação: inscrições, sessões, faltas, listas de presença, avaliação e documentação;

• Apoiar o processo de inscrição, com possibilidade de integração com a Web;

• Gerir as operações logísticas relacionadas com as acções de formação: salas disponíveis e requisições dos equipamentos necessários;

• Gerar questionários de diagnóstico, controlo e avaliação da formação, predefinidos e editáveis ou facilmente parametrizáveis pelos utilizadores;

• Obter indicadores de gestão: estatísticas e gráficos que facilitam o controlo dos processos (assiduidade, avaliações, grau de satisfação, etc.);

• Ter links directos para a documentação de apoio: programas, certificados, exames, mapas de suporte à gestão;

• Exportar a informação visualizada no sistema para Word, Excel, Pdf e Notepad.

• Aceder à informação com múltiplos perfis, consoante o tipo de utilizador e mediante a introdução de password.

Integração do sistema com plataformas

Gestão das necessidades efectivas: melhor identificação de necessidades de formação;

Optimização da comunicação interna: integração de todas as componentes da formação num processo único. Os departamentos trabalham sobre o mesmo sistema, com informação coerente e permanentemente actualizada, podendo ainda receber informação através de um portal Web;

Gestão do orçamento: possibilidade de controlar e monitorizar o orçamento anual;

Maximização do desempenho: os dados administrativos são integrados numa base de dados comum, com informação partilhada pelos departamentos, para que não haja necessidade de inserir a mesma informação repetidamente por diferentes utilizadores do sistema;

Gestão mais eficiente dos formandos: automatização da documentação, distribuição dos candidatos seleccionados pelos respectivos cursos, inclusão das preferências dos formandos, criação de listas de espera;

Optimização da comunicação: divulgação atempada aos potenciais formandos, de forma a se inscreverem numa dada acção de formação, facilitando-se o processo de inscrição. 

Maior racionalização dos custos: redução drástica do tempo com os processos administrativos inerentes à gestão da formação;

Incentivar o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua: valorização dos formadores através da integração da avaliação dos mesmos no sistema. A avaliação permite uma afectação de recursos humanos mais adequada em sessões futuras;

Gestão eficiente do capital humano: percepção clara dos perfis dos formadores e formandos, bem como das actividades desenvolvidas por cada um deles;

Elevada capacidade de integração e partilha de informação: devido à sua flexibilidade, os sistemas relacionados com a solução Gestão da Formação Interna podem ser integrados com os módulos de Avaliação de Desempenho (novo SIADAP) e Gestão de Competências.

Acesso diferenciado: a segurança e privacidade da informação estão preservadas. O utilizador poderá definir diversos perfis de acesso aos dados, mediante login individualizado, garantindo a confidencialidade e acesso diferenciado aos dados;

Interfaces de fácil utilização e visualização: fácil utilização e navegação no sistema, contribuindo para uma redução dos períodos de aprendizagem.