Instituto Hidrográfico

Alinhamento do sistema de informação com a actividade de uma organização

Instituto Hidrográfico implementa SINGAP para garantir a gestão diária das operações e a optimização dos processos

»» MAIS CASOS DE SUCESSO

»» MAIS SOBRE O SINGAP^®

Problemas de negócio e necessidades que conduziram ao projecto
A anterior plataforma informática para processamento da informação de gestão do Instituto Hidrográfico (IH), apesar da qualidade conceptual, apresentava graves insuficiências:

• Obsolescência do sistema físico e respectivas aplicações com dificuldades crescentes de manutenção;

• Informação apresentada em ambiente e forma pouco amigáveis;

• Acentuada perda de fiabilidade, decorrente dos processos de conversão para o ano 2000 e euro;

• Inviabilização do acto único na introdução dos dados, obrigando a um esforço humano acrescido;

• Inviabilização da implementação do POC-P;

• Dificuldade na obtenção da informação em tempo útil, devido ao esforço exigido na sua validação.

Caracterização da solução desenvolvida
O Sistema de Apoio à Gestão SINGAP é uma solução integrada que abrange todas as necessidades funcionais nas áreas de actuação da Direcção Financeira e da Gestão de Pessoal:
     - a nível externo - quer em termos fiscais e de prestação de contas, quer no que toca à      disponibilização de diversa informação
     - a nível interno - disponibilização da informação, em tempo real, aos diversos utilizadores, com     especial enfoque na área do controlo de gestão, proporcionando a possibilidade de elaborar orçamentos, imputar recursos humanos e equipamentos, visualizar os custos reais e obter desvios. Permite também o acompanhamento da execução orçamental e dos processos de aquisição em curso (visão sectorial da informação).
O projecto resulta do processo de adaptação e de adequação ao IH do sistema integrado SINGAP, desenvolvido pela Quidgest. É uma plataforma modular, que engloba 4 grandes áreas funcionais: Contabilidade e Gestão Financeira, Património e Aprovisionamento, Recursos Humanos e Controlo de Gestão. Foram ainda desenvolvidos, especificamente para o IH, os módulos de Gestão de Pessoal Militar, de Ajudas de Custo a Militares e de Subsídio de Embarque e Hidrografia.
Todos os módulos de cada subsistema estão totalmente integrados, partilhando directamente a mesma informação, embora com perspectivas distintas (por exemplo, Tesouraria e Contabilidade).

Resultados alcançados
A implementação do SINGAP no IH demonstra que é possível um sistema integrado de informação de gestão adequar-se totalmente a uma organização e, pese embora a sua complexidade, manter a capacidade de evolução, num processo de melhoria contínua.
Através deste projecto o IH obteve os seguintes benefícios:
     1. Maior fiabilidade e coerência da informação
     2. Reformulação dos processos de trabalho
    3. Maior transparência da informação e controlo sobre o fluxo de trabalho, com facilidade de identificação e de visualização da informação associada a cada tarefa.
     4. Domínio do sistema de informação, por parte dos utilizadores. Os utilizadores sabem que o sistema se adapta às suas necessidades e utilizam-no para simplificar e automatizar processos e aumentar a sua produtividade.
     5. Apoio à decisão desconcentrada em tempo real. O SINGAP não é um sistema de informação de controlo a posteriori, mas sim um sistema de informação de suporte à actividade desenvolvida. É através deste tipo de sistemas, mais complexos e mais exigentes, que, de forma apoiada, se processa a desconcentração efectiva de decisões e a responsabilização na decisão, sem que se perca a coerência global de actuação.
     6. Integração dinâmica de novas funcionalidades procedimentais e de novos avanços tecnológicos, sem colocar em causa o funcionamento global do sistema.
     7. Adequação à legislação: a forma como o SINGAP aborda os processos de aquisição corresponde integralmente à legislação existente. O fluxo de trabalho é a transcrição exacta da norma legal em vigor.
     8. Adequação ao uso: o SINGAP está repleto de pequenos pormenores que mostram que o sistema foi concebido para garantir a maior produtividade na sua utilização prática.
     9. Maior domínio dos procedimentos, obtido através da formação, da documentação e do envolvimento dos utilizadores na construção do novo sistema.