Uma estratégia clara, mensurável e bem balanceada
Instituto de Gestão Financeira da Segurança
Social (IGFSS) implementa Balanced Scorecard
Quidgest e coloca a estratégia no centro da avaliação
do seu desempenho global |
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Testemunho
"O IGFSS é um dos
primeiros organismos públicos portugueses a dispor de um sistema
de Balanced Scorecard (BSC).
Graças ao sistema desenvolvido pela
Quidgest é hoje possível, de forma quase instantânea,
desenvolver o controlo de gestão de toda a actividade do
Instituto.
A construção da solução decorreu em
moldes exemplares. Num curto intervalo de tempo, em virtude de
um empenhamento mais próximo de uma parceria do que da mera
relação entre fornecedor e cliente, a Quidgest colocou em
produção um sistema de grande qualidade que muito contribuiu
para que o IGFSS tenha hoje uma estratégica clara, mensurável e
bem balanceada face às variáveis de contexto.
Tudo isto contribui para reforçar a
confiança interna na capacidade de desenvolver a estratégia num
quadro de melhoria constante da qualidade dos nossos serviços.
No plano externo, deu mais visibilidade a um Instituto que quer
ser líder no lançamento de boas práticas de gestão e na
qualidade do serviço público que presta".
(Dr. Rui Manuel Baptista Fiolhais, Vice-Presidente do Conselho
Directivo do IGFSS)
Breve descrição do Cliente
O Instituto de Gestão
Financeira da Segurança Social (IGFSS) é a entidade tutelada
pelo Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social com a missão
de gerir os recursos económicos do Orçamento da Segurança
Social.
Trata-se do segundo maior orçamento anual,
depois do Orçamento Geral de Estado, com um volume financeiro na
ordem dos 27 mil milhões de euros.
No âmbito da gestão financeira, o IGFSS
trabalha, diariamente, com 30 instituições públicas. É ainda
responsável pela recuperação coerciva da dívida à Segurança
Social, bem como pela administração de 5 mil imóveis em todo o
território continental.
Para cumprir a sua missão, o IGFSS conta
com cerca de 470 colaboradores distribuídos pelas suas
instalações em Lisboa, no Porto e nos 20 serviços
desconcentrados: as Secções de Processo Executivo.
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»» MAIS CASOS DE SUCESSO
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Problemas de negócio e necessidades que conduziram ao projecto
O Conselho Directivo do IGFSS estabeleceu como principais metas a atingir a
elaboração do Plano de Actividades, a monitorização mensal do seu
desempenho, a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, que o
instituto pretende certificar com base na norma NP EN ISO 9001:2000 e a
garantia da qualidade do serviço público.
Para cumprir
os desafios propostos, o IGFSS procurou, em primeiro lugar, dotar-se de
ferramentas de gestão fiáveis para planear e controlar as actividades dos
seus colaboradores. Só assim seria possível alinhar todos os recursos,
dispersos geograficamente, nos objectivos e estratégia da organização.
Em segundo
lugar, e dada a importância e relevância estratégica do IGFSS no sistema de
Segurança Social, o instituto procurou meios capazes de produzir informação
fiável e uma solução de avaliação de desempenho institucional, de forma a
medir o cumprimento dos requisitos essenciais à garantia da qualidade do
serviço público e à conquista do certificado pretendido.
Caracterização da solução desenvolvida
Tendo em conta os requisitos e necessidades do IGFSS, a Quidgest desenvolveu
uma solução informática de suporte à implementação e utilização de balanced
scorecards, o Balanced Scorecard Quidgest. Trata-se de uma importante
ferramenta de apoio ao trabalho de reflexão e consultoria, altamente
flexível e moldável pelo utilizador, que permite avaliar a evolução e o
desempenho do IGFSS a diferentes níveis.
O sistema
abrange todas as representações territoriais do instituto, desde a estrutura
central em Lisboa às Secções de Processo Executivo distritais. Com esta
solução, o IGFSS:
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Constrói
e reconfigura múltiplos mapas estratégicos, com total autonomia e
flexibilidade na definição da visão, da estratégia, dos objectivos, dos
indicadores, das metas e dos projectos;
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Dispõe
de um sistema que oferece uma grande facilidade de uso e de navegação;
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Trata e
visualiza os dados em tempo real, a partir de gráficos apelativos e
intuitivos, cujos resultados são de fácil exportação para vários
formatos digitais;
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Assegura
a total integração do sistema com qualquer software externo;
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Dispõe
de um sistema de avisos e notificações integrado com o MSOutlook.
A segurança
no acesso à informação é garantida a partir da atribuição de diferentes
níveis de responsabilidade segundo os utilizadores. Desta forma, cada
colaborador do Instituto tem unicamente acesso à informação relevante para o
seu perfil.
À
implementação do software seguiram-se acções de formação, nomeadamente à
equipa técnica responsável pelo projecto e pela sua gestão. O objectivo foi
dotar os utilizadores-chave dos conhecimentos necessários à implementação e
posterior manutenção do sistema.
Resultados
alcançados
Com o Balanced Scorecard da Quidgest, o Instituto de Gestão Financeira da
Segurança Social construiu, inicialmente, um BSC corporativo com quatro
temas estratégicos, coincidentes com as suas áreas de negócio.
De seguida, alargou-se essa metodologia aos processos de suporte,
construindo assim mapas estratégicos para cada um dos onze processos que
integram o Sistema de Gestão da Qualidade. No conjunto de todos esses
processos, o scorecard do IGFSS tem mais de 100 objectivos, medidos por mais
de 300 indicadores, a que correspondem cerca de 2000 metas.
Principais benefícios alcançados com o projecto:
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Clarificação da visão, dos objectivos e da estratégia do Instituto;
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Dinamização da comunicação entre as várias estruturas territoriais do
IGFSS que, em tempo real, acedem à mesma base de dados;
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Alinhamento de todos os colaboradores na estratégia da organização;
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Acesso
imediato a uma visão geral do desempenho do Instituto, a partir de
gráficos e relatórios dinâmicos;
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Análises
detalhadas das causas e efeitos das medidas tomadas, o que permite o
planeamento correcto de acções e a afectação dos recursos aos processos
mais críticos;
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Monitorização das responsabilidades e dos resultados das acções
individuais de cada colaborador e de cada área;
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Apuramento rápido da informação a enviar ao Secretário de Estado da
Segurança Social.
Publicado: Outubro 2007 |
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