Propostas de Aquisição Electrónicas

Dificuldades das organizações:

• Desconhecimento temporário do estado do processo de aquisição: acompanhamento efectuado via telefone ou via correio interno

• Situações de extravio e de atraso das requisições internas: preenchimento dos documentos em suporte papel

Objectivos atingidos com o SINGAP^® Propostas de Aquisição Electrónicas:

• O sistema de Propostas de Aquisição Electrónicas garante um acompanhamento e controlo rigoroso dos bens e serviços de um organismo, com informações permanentemente actualizadas pelos intervenientes no processo.

Esta solução tira partido da rede interna e, integrando-se com o sistema de Gestão de Aprovisionamento, representa uma forma expedita de solicitar bens e serviços e um instrumento de controlo eficaz.

Das suas características principais salientamos as seguintes:

• Preenchimento de propostas de aquisição, pelos Serviços, com indicação dos bens ou serviços requisitados e das quantidades desejadas;

• Impressão automática da proposta de aquisição;

• Partilha de informação dos pedidos efectuados com o aprovisionamento

• Consulta de todos os passos do processo, mediante o nível do utilizador. Com o nível mais elevado, é possível tratar todo o processo de aquisição efectuado por parte de cada serviço.

Disponibilização da informação em tempo real:

• É permitido ao requerente consultar as suas requisições e saber o seu estado à medida que o processo evolui

Controlo das requisições por parte das chefias:

• Papel mais activo no processo de aquisição, devido à facilidade de consulta dos processos por serviço com os responsáveis pelas alterações

Eficácia do processo de decisão:

• Qualquer utilizador, desde que autorizado, pode consultar e pesquisar as informações do sistema e produzir relatórios de controlo para acompanhar a gestão

Integração das requisições:

• Os pedidos de bens e serviços entram directamente no sistema de aprovisionamento, sendo possível dar um seguimento imediato ao processo