Gestão de Obras de Arte

Os principais obstáculos que as organizações artísticas e culturais encontram na sua actividade são:

• O controlo de todas as informações referentes aos objectos e documentação em formato papel;

• A gestão do rápido crescimento dos arquivos em papel;

• A promoção e divulgação, de forma fácil e directa, das principais produções (tais como obras, eventos, ou outras);

• As tarefas morosas de ordenação e pesquisa.

Solução Quidgest:

A solução Gestão de Obras de Arte é um sistema integrado e flexível que acompanha todo o percurso de uma obra de arte (desde a aquisição à venda). Esta solução é composta por um módulo de backoffice e um módulo web (Loja Virtual) e permite gerir a informação dos bens, artistas, clientes, eventos e locais.

Potenciais destinatários:

• Museus públicos e privados;

• Galerias de arte;

• Oficinas e escolas de restauro;

• Fundações;

• Qualquer entidade pública, privada ou particular que possua espólio arqueológico, histórico ou artístico, independentemente da sua dimensão.

Fig. 1 - Ficha de Catálogo

A Gestão de Obras de Arte permite:

• Inventariar todas as informações referentes às obras de arte (nome da obra, dimensão, preço, estilo, tipo, número de identificação, imagem, historial por galerias);

• Registar todas as informações relativas aos artistas, clientes e galerias;

• Visualizar as obras de arte por artista, exposição, estilo, tipo, cliente, galeria, exposição, fornecedor e avaliação;

• Inserir e consultar dados sobre as facturas e notas de encomenda;

• A informação do módulo web é definida e armazenada de forma distinta à informação disponível em backoffice (o cliente pode escolher os conteúdos que quer disponibilizar na web);

• Criar diferentes contas de utilizador e formas de acesso;

• Aceder a um assistente de pesquisa que permite Inserir, alterar, eliminar, visualizar pesquisas configuradas pelo utilizador;

• Exportar os dados do Backoffice para a Loja Virtual e a informação relativa a encomendas e compras da Loja Virtual para Backoffice;

• Registar pessoas colectivas e individuais (artistas, clientes, fornecedores, entre outros) com relação ao nível das colecções e gestão da organização;

• Criar relações entre registos: Obra, Artista, Galerias, Clientes;

• Aceder à informação através da Internet ou de uma Intranet;

• Listar Galerias, Exposições e calendarizar eventos.

Facilidade de pesquisa da informação: A pesquisa é facilitada mediante a agregação dos registos num único ecrã (por exemplo na obras de arte é possível ver quais os artistas, galerias e clientes associados);

Divulgação das produções de forma rápida e fácil: A solução facilita e acelera o acesso à base de dados da galeria devido à disponibilização directa da informação em Backoffice na Loja Virtual.

Redução dos custos: A informatização elimina os custos associados aos registos em suporte papel e aos recursos humanos afectos, que passam a estar libertos para outro tipo de actividades de maior relevo para a organização.

Facilidade de controlo e localização dos bens artísticos/culturais: O registo do historial das obras de arte e a afectação das mesmas por galeria, exposição, cliente e fornecedor, permite gerir todo o seu ciclo de vida, desde o momento da compra, até à venda, passando pela circulação entre diferentes galerias e eventos.

Maior organização da documentação física: O processo de digitalização das fichas de clientes e notas de encomenda elimina a possibilidade de perda de documentos, ao mesmo tempo que ordena a informação de forma lógica, por áreas temáticas, interligadas entre si.

Fig. 2 - Carrinho de Compras