Factura Electrónica

Problemas da utilização das facturas convencionais

1) Para entidades que emitem facturas em formato papel:

• Desperdício de recursos financeiros, materiais e humanos na impressão de facturas, envelopamento e envio para os clientes, normalmente por correio;

• Limitação no método de envio tradicional, como os horários, disponibilidades e distância;

• Probabilidade de atraso ou extravio das facturas.

2) Para entidades que recebem este tipo de documentos:

• Tempo dispendido na rectificação das facturas;

• Possibilidade de perda de documentos;

• Morosidade nas tarefas de arquivo e pesquisa de facturas;

• Execução de tarefas desmotivantes e repetitivas.

Solução Quidgest

Foi para dar resposta a estes desafios que a Quidgest lançou uma tecnologia de apoio à factura electrónica. Esta solução reorganiza todo o processo de emissão/recepção e verificação de facturas, através da Internet.

O sistema reduz as falhas inerentes ao processamento manual da informação e contribui para a prestação  de um serviço inovador, gerando maior satisfação aos clientes.

Na versão do receptor

• A solução de facturação da Quidgest caracteriza-se pela existência de um conversor de ficheiros - o MIDe* - que assegura a conversão dos dados das facturas emitidas pelos fornecedores para um formato XML legível pela organização.

• A documentação entra automaticamente no módulo de aprovisionamento, com a garantia de total integração com o software de gestão existente.

• A recepção das facturas pode ser efectuada por meio de um portal extranet de fornecedores, no qual é feita a inserção manual das mesmas e onde é possível consultar todas as informações relativas ao estado das encomendas pendentes e das facturas emitidas.

Na versão do emissor

• A solução faculta o envio das facturas em qualquer ficheiro XML.

• O MIDe assegura a conversão dos dados para um ficheiro legível pelo cliente.

• A documentação electrónica pode ser enviada directamente para os e-mails que os clientes indicarem, em formato PDF.

Interligação com outros sistemas: os dados da factura electrónica podem ser integrados directamente nos módulos da Quidgest ou em qualquer outro software de gestão.

Automatização das operações: a desmaterialização das facturas e os mecanismos de notificação automáticos reduzem tempos de espera e melhoram a qualidade do serviço prestado.

Redução de custos: a supressão da produção, circulação e arquivo de facturas em suporte físico elimina as despesas em papel, impressão, envio, verificação e arquivo das facturas.

Segurança/autenticidade: com a assinatura electrónica é impossível falsificar um documento, uma vez que é assinado pela entidade de certificação. Se algum dado for modificado, o software de validação dará uma mensagem de erro. Devido aos mecanismos de notificação, ao emissor é garantida a entrega da factura sempre que esta é recebida pelo cliente.

Simplicidade de utilização: facilidade de recepção, arquivo e consulta das facturas a qualquer momento, ultrapassando as limitações dos métodos de envio tradicionais. Os dados são registados automaticamente sem o desperdício de tempo e recursos na inserção manual de dados.

Experiência: actualmente a solução de factura electrónica da Quidgest está a ser implementada em quatro projectos piloto patrocinados pela UMIC: Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Segurança Social, Instituto de Emprego e Formação Profissional, Secretaria-Geral do Ministério da Cultura e Inspecção-Geral das Actividades Culturais.