SINGAP^® - Compras Electrónicas

O que são as compras electrónicas?
As compras electrónicas consistem na aquisição de bens e serviços, a qualquer hora e a partir de qualquer local, através de um conjunto de soluções usando a Internet.

Problemas causados pelos métodos de compras tradicionais:
Muitas vezes, os órgãos de gestão deparam-se com dificuldades em controlar as compras e, com isso, a origem das despesas. Os problemas mais frequentes com que as organizações se deparam são:

• Informação insuficiente e desactualizada sobre a aquisição de bens e serviços;

• Processos de compras dispendiosos, lentos e excessivamente administrativos, gerando ineficiências produtivas que põem em causa a competitividade da organização.

Solução Quidgest
A Quidgest coloca ao serviço do cliente a tecnologia para melhorar a eficiência dos processos quotidianos de aquisição de bens e serviços. Disponibiliza, ainda, os mecanismos necessários para controlar custos e coordenar as actividades de todas as áreas envolvidas nas compras.

A solução de Compras Electrónicas consiste na implementação de um portal onde uma entidade pode criar a sua encomenda e submetê-la a um fornecedor, com o objectivo de:

• Gerar poupanças e aumentar a
  eficiência do processo de aquisição;

• Aprofundar o conhecimento da
  estrutura das despesas e dos
  processos de aquisição existentes;

• Aumentar a transparência dos
  procedimentos;

• Melhorar os tempos de resposta em relação às solicitações internas e ao próprio mercado;

• Adoptar práticas inovadoras.

Esta solução tira partido da integração do Sistema de Compras Electrónicas com o Gestão Financeira, Gestão de Stocks e o  Cadastro e Inventariação de Bens do Estado (CIBE) de uma organização, representando um instrumento eficaz de gestão e controlo na aquisição de bens e serviços.

O sistema é integrável em qualquer software de gestão e permite:

• Gerir o registo da informação dos fornecedores e entidades requisitantes;

• Gerir os pedidos de fornecimento dos produtos, a coberto de um contrato ou encomenda previamente estabelecida (e-catalogue);

• Limitar o acesso aos conteúdos do catálogo, segundo diversos critérios;

• Visualizar as imagens dos artigos, assim como características ou especificações parametrizáveis e preço, com e sem IVA;

• Efectuar encomendas;

• Controlar a quantidade de bens pedidos e recebidos;

• Registar as devoluções;

• Verificar as facturas;

• Anexar um ou mais documentos digitais a todos os registos da requisição, da encomenda e da factura;

• Efectuar consultas ao mercado, de preços e condições de fornecimento, sendo possível aos fornecedores aceder à informação da consulta;

• Registar e consultar todos os pedidos de esclarecimento efectuados pelos fornecedores, bem como as respostas aos esclarecimentos;

• Gerir os concursos dos fornecedores a seleccionar;

• Registar a recepção e abertura das propostas nas datas oficiais;

• Exportar os dados para Excel;

• Inserir lances/ofertas dos fornecedores;

• Utilizar login e password pessoais e intransmissíveis, de forma a garantir a segurança e a autenticidade dos utilizadores.

Integração com outros sistemas: a informação da solução de Compras Electrónicas pode ser integrada com o CIBE - Cadastro e Inventariação dos Bens do Estado, Gestão de Stocks e Gestão Financeira.

Optimização das relações entre comprador e vendedor: através da criação de uma plataforma bidireccional de comunicação entre a organização e os fornecedores, intensificam-se e melhoram-se as relações e transacções entre comprador e vendedor.

Disponibilização de informação actualizada em tempo real: o armazenamento electrónico dos dados e os mecanismos automáticos de notificação das compras permitem ao gestor ter acesso a informação fiável e atempada sobre as aquisições efectuadas e, assim, melhor acompanhar os gastos.

Facilidade de acesso à informação: é possível aceder à informação através de qualquer forma de ligação à Internet.

Controlo da origem das despesas: a transparência nos processos de aquisição e a facilidade de consulta da informação das compras possibilitam um maior conhecimento dos produtos transaccionados e, com isto, um maior controlo e coordenação das compras.

Não duplicação de tarefas: a interligação entre os sistemas de Compras Electrónicas, de Gestão Financeira e de Gestão de Stocks elimina a necessidade de, cada vez que existe uma compra, reproduzir essa mesma operação no sistema financeiro e dar baixa nos stocks em armazém, já que ela é automaticamente representada nas três áreas.

Racionalização de custos para o comprador e o vendedor: para as organizações que negoceiam grandes quantidades de produtos, as compras electrónicas permitem o envio das mercadorias somente quando essas são necessárias, à semelhança de um sistema “just-in-time”. Desta forma, os custos na mobilização e manutenção dos armazéns de stocks são reduzidos e evita-se desperdícios de recursos.

Velocidade na execução de tarefas: a eliminação do tratamento manual da informação e a automatização dos processos de requisição, notificação e aprovação aceleram todo o processo das compras.