Gestão de Encomendas e Facturação

Este sistema simplifica todo o processo de facturação e gestão de encomendas:

• Reduz significativamente os tempos de processamento e recursos utilizados, através do funcionamento em multi-posto e da integração dos dados com toda a gestão financeira da instituição;

• Elimina as incoerências existentes entre os stocks e a contabilidade financeira;

• Evita a desarticulação entre diferentes sistemas e pessoas, que inserem repetidamente os mesmos dados, com possibilidade de erro;

• Aumenta o controlo do processo de venda, desde a encomenda do cliente até à cobrança da factura, uma vez que toda a informação é gerida no mesmo sistema.

Workflow de Gestão de Encomendas e Facturação:

Gestão de Facturas:

• Emissão de facturas com identificação do departamento responsável e liquidação no momento de emissão ou em diferentes prazos;

• Permissão e identificação de diversos modos de pagamento;

• Emissão de guias de receita ou formato específico das facturas impressas;

• Emissão de recibos ou autenticação da factura pela tesouraria como factura-recibo;

• Gestão de vendas a dinheiro em estabelecimento próprio.

Gestão de Clientes:

• Controlo da conta corrente de cada cliente de acordo com critérios diversos (por data, por liquidações efectuadas/pendentes, etc.);

• Controlo do tipo de clientes (volumes de vendas, crédito concedido, entre outros).

 Gestão Comercial:

• Criação de um classificador de bens, com agregação por grupos de produtos ou serviços;

• Disponibilização de estatísticas de vendas por cliente, por centros de proveitos, por actividade, por grupos de serviços ou produtos;

• Apuramentos mensais por serviço, por classificação orçamental, por natureza da receita, por data de emissão ou de pagamento, ou de guias ou facturas ainda não pagas.

Gestão de Existências:

• Verificação automática da disponibilidade;

• Abate das vendas aos stocks disponíveis;

• Registo de entradas, devoluções e controlo das existências.

Gestão do Processo de Encomendas:

• Acompanhamento do processo de uma encomenda de um determinado cliente e avaliação do seu estado (satisfeita, expedida, facturada), de modo a responder de forma atempada à informação exigida pelo cliente.

Automatização dos processos:

• Tarefas rotineiras como vendas a dinheiro e satisfação de encomendas são facilitadas, uma vez que o sistema garante o registo automático e simultâneo das operações contabilísticas associadas à facturação de bens ou serviços, quer na óptica orçamental, quer na óptica patrimonial.

Velocidade de execução:

• Com o funcionamento em multi-posto existe uma maior distribuição do trabalho, fazendo diminuir drasticamente os tempos de processamento.

Maior controlo e capacidade de análise:

• Com a partilha de informação entre os módulos de gestão financeira e patrimonial, as incoerências existentes entre os stocks e a contabilidade são eliminadas e todos os passos do processo de venda, desde a encomenda do cliente até à cobrança da factura, são controlados.

Eliminação da duplicação de tarefas:

• A interacção entre os diferentes módulos e a partilha de informação evita a repetição de procedimentos e facilita a detecção de erros.

Potenciais Destinatários:

• Organismos públicos com orçamento de receitas próprias com venda de bens e prestação de serviços.