Gestão Global de Documentos

A Gestão Global de Documentos gere todo o processo de tratamento de entradas, comunicações internas e saídas de correspondência das organizações.

Mais do que uma simples gestão documental é uma ferramenta de gestão do trabalho, tanto do ponto de vista do dirigente como do técnico, com enfoque no controlo de prazos e na optimização dos fluxos de trabalho.

Funcionando em rede, esta solução integrada da Quidgest  permite a uma organização deter um controlo total sobre a informação que recebe ou que produz.

É condição prévia para a sua implementação que exista, a nível global, uma definição das atribuições, direitos de acesso e responsabilidades de cada serviço.

Quais as principais vantagens da Gestão Global de Documentos?

• Redução dos custos: diminuição dos custos de introdução e tratamento da informação; dos custos administrativos na manipulação de documentos; dos custos físicos de arquivo;

• Protecção física do documento original;

• Pesquisa e disponibilização rápida da informação: captura, distribuição e localização imediata de documentos em qualquer lugar e em qualquer altura; possibilidade de cruzamento de informação

• Maior segurança: o acesso aos documentos é limitado, variando consoante o tipo de utilizador e mediante a introdução de palavra-passe

• Melhoria dos fluxos de trabalho: tratamento de documentos com maior celeridade e controlo na circulação para tomadas de decisão.

• Gestão mais eficiente: percepção correcta e actual do trabalho efectuado pelo organismo através dos indicadores de gestão;

• Envolvimento nos processos globais: interacção dos utilizadores com processos mais abrangentes, aumentando o seu envolvimento e satisfação;

• Qualidade do serviço: ao promover uma maior performance em toda a organização, o controlo de prazos e a integridade da informação, este sistema melhora a qualidade do serviço prestado ao Cliente