Gestão de Expediente

Vantagens:

Utilização simples e intuitiva: facilidade de inserção e consulta de entradas e saídas.

Respostas imediatas a um conjunto diversificado de pedidos como por exemplo entradas/saídas de um remetente/destinatário, de um assunto, encaminhadas para um serviço, etc,...

Rápida implementação do sistema: resultados práticos e satisfação dos utilizadores muito elevados e imediatos.

Capacidade de evolução: a Gestão de Expediente pode evoluir para uma solução de Gestão Documental global sem perda de informação, sendo por vezes, uma etapa para informatização global dos documentos.
 

A Gestão de Expediente destina-se a efectuar o registo dos documentos entrados ou saídos, bem como a controlar a sua situação actual:

• Permite efectuar listagens dos documentos registados segundo critérios de selecção a definir pelo utilizador, bem como localizar documentos por remetente, por data de entrada, por número de entrada, por pesquisa de assunto ou por local de arquivo.

• Os documentos recebidos diariamente são agrupados por serviço de destino e distribuídos acompanhados por uma guia de remessa criada pelo programa.

• Os documentos podem ser agregados em processos, em pastas ou de acordo com um classificador do serviço a que se destinam.

• Quanto aos documentos enviados para o exterior, são registados os elementos relativos à referência ao serviço emissor, ao assunto, aos temas, à data e forma de envio (correio, fax, entrega em mão com protocolo).

• Podem igualmente ser obtidas listagens dos documentos saídos, de forma a satisfazer todas as necessidades do vosso serviço.

Classificador temático

O classificador temático é plano, i.e., não obedece a nenhuma estrutura. A pretensão deste tipo de classificador é poder tipificar mais do que um assunto simultaneamente no documento, podendo-se posteriormente cruzar essa informação para efectuar uma dada pesquisa documental.

Para além destes classificadores específicos, podem-se também considerar classificadores as tabelas dos Remetentes, e dos Destinos dos documentos, usadas na introdução da informação no registo dos documentos, permitindo assim a busca rápida dos documentos.

Documentos enviados para o exterior

Quanto aos documentos enviados para o exterior, são registados os elementos relativos à referência, ao serviço emissor, ao assunto, ao destinatário, aos temas, à data, e forma de envio. Tal como acontece no registo de entradas, os documentos são facilmente localizados através destes itens.