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A
implementação de uma solução de Business Process Management (BPM)
como a ferramenta de Gestão de Processos da Quidgest
permite resolver muitos dos problemas de gestão de documentos e processos de uma
organização.
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A
gestão de processos específicos (processos de alunos, bancários,
jurídicos, imóveis, de infracções, entre outros) é algo difícil de
concretizar, principalmente se estes se encontrarem em formato papel.
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Na
maioria dos casos, os documentos são organizados de acordo com uma
sequência numérica ou cronológica. No entanto, são inúmeras as ocasiões
em que, por diversos motivos, esta ordem não é respeitada e, no meio de
dezenas, centenas ou milhares de documentos, torna-se impossível
reencontrar o documento pretendido. A situação agrava-se se
considerarmos que a perda ou o acesso tardio a alguns documentos pode
implicar o pagamento de uma multa ou indemnização.
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O
controlo de acessos à documentação é normalmente deficiente ou mesmo
inexistente, permitindo que os documentos sejam requisitados,
danificados, extraviados ou destruídos indevidamente. São também
inúmeros os casos em que os colaboradores passam horas, dias ou meses à
procura de documentos e processos, provocando atrasos na realização de
outras tarefas.
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A gestão
de um arquivo em papel implica garantir a existência de grandes
depósitos de documentação no edifício das organizações, com todas as
dificuldades funcionais e custos financeiros associados.
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As
organizações com serviços descentralizados são forçadas a remeter os
documentos para as diversas localizações geográficas quando se verificam
necessidades de consulta ou despacho. Estas situações geram
significativos custos de tramitação e manipulação de informação.
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A
ineficiência na recuperação de informação implica um atraso na resposta
a questões e problemas dos clientes/utilizadores, provocando uma
insatisfação em relação aos serviços prestados.
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